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    Implementación Rápida de Project Online

    7 de Junio de 2016, Latinoamérica

    A la hora de implementar el nuevo software PPM…

    Implementacion de Project Online

    Implementación de Project Online

    Conseguir que todas las personas de su organización trabajen en equipo y orientadas hacia el valor de los proyectos no es un desafío tan sencillo como necesario.  Para conseguirlo, entre otras cosas fundamentales como la capacitación, necesitará una aplicación PPM que automatice la documentación y los procesos, de forma que las personas se puedan concentrar en los proyectos y no en las tareas administrativas que los rodean.  Si escogió Microsoft Project Online, tendrá en sus manos la posibilidad de hacer un gran negocio.

    Muchos directores y gerentes a menudo piensan en adquirir una solución de software que permita a sus empleados entregar más y mejores proyectos cada trimestre. Cuando miramos el mercado del software PPM no nos queda ninguna duda de la gran variedad de aplicaciones existentes, sobre todo aquellas que se distribuyen desde la nube. Si usted mismo es quien decide, se deberá responsabilizar de la elección y la compra  de una de las disponibles, con todas sus consecuencias. No se asuste, fíese de los mejores, por algo lo son.

    Hay ofertas que dicen que le facilitarán una herramienta para instalar y usar de inmediato y otras dirán que usted no necesita configurar nada para trabajar en sus proyectos corporativos, pero estos argumentos presentan muchas sospechas sobre la baja capacidad de estas soluciones para adaptarse a nuestra forma particular de gestionar proyectos o su flexibilidad cuando queramos escalar nuevos requerimientos y mejoras en nuestros procesos. Sin ninguna duda, todas las aplicaciones PPM que están a la altura de ayudar a una organización a medio o largo plazo permiten cierto grado de personalización para adaptarse a los procesos cambiantes en las empresas donde se despliegan. Y es aquí donde usted comienza a tomar decisiones: qué solución elegir, cómo implementarla, qué hago para que todo esto sea un éxito en la empresa.

    Una buena noticia es que el proyecto de implementación se puede concluir en pocas semanas y eso lo convierte en manejable. Después, debe hacer un buen despliegue de la solución PPM a todos los usuarios y este será bueno si cuenta con las políticas necesarias en la empresa para respaldarlo a largo plazo. Si quiere comenzar con buen pie, permítame recomendarle que se rodee de buenos profesionales para la implementación inicial, contrate o subcontrate a quienes realmente puedan ayudarle y guiarle para que la implementación y el despliegue salgan bien la primera vez y evite catástrofes costosas e innecesarias, además es una ventaja transferir el riego a un equipo externo experimentado. Lo menos recomendable es que lo haga usted mismo.

    Todos los cambios suelen ser más molestos al principio, o por lo menos lo son hasta que uno siente el beneficio de ese cambio y por eso es necesario saborear esas ventajas cuanto antes. Si hablamos de la adquisición del software de gerencia de proyectos, necesitamos comprobar cuanto antes cómo la funcionalidad nos hará la vida más fácil en el día a día de nuestros proyectos. Esto sólo es posible si podemos poner nuestra solución a trabajar en un plazo breve, si nos capacitamos adecuadamente y si no tenemos que perder tiempo con los aspectos técnicos de la aplicación o su plataforma.

    Si la empresa tiene una madurez avanzada en términos PPM y un presupuesto determinado para invertir en este proyecto, usted comenzará por una toma de requerimientos detallados y se comprometerá a un plan de proyecto y a un alcance delimitado y acordado con su consultor. El director del proyecto realizará una implementación “custom”, a la medida de la empresa, y será un proyecto clásico de más de tres o cuatro meses hasta que su equipo pueda iniciar su trabajo con el software. Cuatro meses es una media razonable para un proyecto estándar de implementación de Microsoft Project Online, que es el que se ajusta a la mayoría de empresas o equipos de proyecto, sin importar el tamaño de la empresa.

    En muchas ocasiones la empresa no quiere esperar cuatros meses o quiere gastar lo mínimo inicialmente o la madurez metodológica no es muy alta o el equipo de proyecto tiene una dimensión reducida o la empresa no está segura. Estas empresas necesitan una implementación “Fast-Track”, que es una metodología de implementación rápida de Project Online que incluye todo lo necesario para poner en producción a un equipo reducido, de entre 10 y 25 personas, con un nivel de personalización de la solución suficiente como para que puedan estar capacitados en muy pocas semanas, por un precio único y reducido.

    Implementación “Fast-Track” de Project Online

    Empresas privadas y públicas, departamentos, equipos de proyecto de tamaño reducido pueden superar las barreras financieras, de aprendizaje y de configuración, cuando adquieran o implementen Project Online con Project Hosts como proveedor. La implementación “Fast-Track” le ayudará a comenzar despacio y con control. Puede estar utilizando la solución PPM ya personalizada en tres o cuatro semanas, con su equipo clave ya capacitado en el software y sus proyectos subidos al sistema.

    La implementación “Fast-Track” es una implementación remota, rápida (en tres o cuatro semanas), con un alcance predefinido y lo mejor de todo, con un precio fijo y único de USD $15K. La forma más práctica y sencilla de asegurar que su entorno de Project Online responde al vocabulario y a la forma de trabajar en su empresa. El equipo de implementación configura todos los parámetros necesarios  y algunos opcionales, se incluyen horas de consultoría PPM y capacitación para que, desde el primer día, usted y su equipo trabajen en Project Online de forma familiar, dando los pasos correctos.

    Cuando la solución ya esté implementada, esta le permitirá ver el estado de todos sus proyectos mientras de manera coordinada se entregan resultados y se documentan los cambios por parte de todos sus empleados para generar valor en la empresa, aunque esto necesita tiempo y esfuerzo por parte de todos y un proyecto planeado de forma realista que le entregue resultados a corto plazo para poder seguir avanzando sin que nadie pierda la tracción y motivación iniciales. Es muy importante que antes de comenzar cuente con un buen patrocinador en la empresa, un presupuesto inicial y el respaldo financiero futuro para mantener sistema de gestión de proyectos una vez entre en producción. Contar con un servicio de soporte post-proyecto como el de Project Hosts es clave para mantener esos costos operativos bajos y controlados.

    El Valor de Project Online

    Microsoft Project Online es un servicio de software por suscripción de la familia Office 365 en la nube de Microsoft, que se utiliza para la dirección de proyectos y portafolios en organizaciones de todos los tamaños. Project Online le ofrece mucho valor a bajo costo. En su lanzamiento, Project Online heredó las funcionalidades de Project Server, que ya entonces era líder entre las aplicaciones de dirección de proyectos y portafolios, y que todavía hoy se distribuye on-premise o desde una nube dedicada (para los más exigentes). Project Online está respaldada por el líder de software Microsoft y por empresas experimentadas como Project Hosts que ofrece el servicio de implementación “Fast-Track”, todo un éxito en despliegues rápidos y funcionales.

    El Precio. En Project Online existen tres tarifas de suscripción diferenciadas por tipo de usuario, según las actividades que estos van a desarrollar en Project Online (PWA, Pro y Lite). Por ejemplo, no será lo mismo para un miembro del equipo de un proyecto que para el director de la PMO, o el CFO. De esta manera, Microsoft pone al alcance de millones de usuarios una herramienta corporativa que ahora, por muy bajo costo, puede utilizarla todo el mundo para sacarle más partido a sus proyectos.

    Aquí puede consultar los precios de la suscripción a Project Online.

    Si está interesado en conocer más sobre los Servicios Avanzados de Project Hosts para Microsoft Project Online, por favor contáctenos escribiendo a info@projecthosts.com.

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