Informes para Project Online

5 de Julio de 2016. Publicado por Project Hosts Latinoamérica. “Informes Estratégicos y Tecnologías BI para Project Online

Alineamiento de indicadores, informes y cuadros de mando

Informes BI para Project Online

Informes BI para Project Online

Los informes e indicadores deben evolucionar hasta convertirse en un potente sistema para ejecutar su estrategia corporativa o departamental. Contar con los informes correctos le ayudará a definir su estrategia, comunicarla a su organización y dirigirla, monitoreando todos los niveles de la estructura de la empresa. También necesitará la tecnología adecuada para este propósito.

Hoy casi ninguna empresa, excluyendo las start-ups, parte de cero cuando revisamos sus informes e indicadores. Solemos encontrar diferentes cuadros de mando asociados a puntos de control, muchos técnicos y en diferente medida otros asociados a los procesos o elementos de gestión, principalmente indicadores financieros dispares para mostrar valor a los directivos y otros interesados. Si los informes no responden a una estrategia definida para la toma de decisiones, lo que tendremos será una colección de indicadores inconexos que consumen tiempo en los procesos y esfuerzo de personas sin proporcionar un beneficio.

El secreto del éxito de cualquier informe, ya sea estático y periódico o un cuadro de consulta en tiempo real, es que esté alineado con la estrategia corporativa y sus objetivos, ayudando y respaldando decisiones específicas, de otra forma no sirve para casi nada. Los informes son nuestros ojos a lo largo y ancho del negocio (delimitado, claro está, por el alcance de nuestro puesto de trabajo), y deben ser parte del fundamento de cualquier decisión que debamos tomar. Por esta razón, entenderemos que las decisiones más críticas requieren informes más precisos y detallados.

Los indicadores se alimentan de las mediciones más efectivas que somos capaces de realizar sobre los procesos que articulan nuestra organización, pudiendo predecir las tendencias futuras dentro y fuera de la organización. Deben ser imparciales y objetivos y estar normalizados, de forma que se puedan realizar comparaciones con otros sistemas o la efectividad en otros periodos.

No se trata de cantidad o volumen, sino de calidad.  Estos reportes deben ajustarse a la eficacia y eficiencia que usted desea a la hora de tomar decisiones. Es muy importante que que utilice un grupo equilibrado de indicadores para justificar las inversiones o los gastos operativos, provengan de nuestro portafolio de proyectos o del portafolio de productos, servicios, operaciones o aplicaciones, o cualquier otro elemento del motor productivo. Al ejecutar la estrategia, el objetivo más simple es mantener el esfuerzo de las personas y el rendimiento del resto de recursos completamente alineados con el presupuesto de su estrategia, con los riesgos y objetivos de los programas, con el sistema de recursos y con la realización de beneficios. Para esto que convierta en una realidad en su empresa o departamento, usted necesitará contar con un conjunto de informes específicos preparados para responder a las cuestiones que emerjan de su estrategia, implementados a través de los procesos de monitoreo y control que mejor se ajusten a su trabajo diario.

Todos los indicadores deben tener un grupo equilibrado de entradas (a partir del dinero y las personas que trabajan en cada proceso), salidas (resultados registrados) y procesos (rendimiento del sistema que produce el resultado). Por ejemplo, la entrada de un director de proyecto para un indicador podría ser el gasto en I+D, la salida sería el número de nuevos productos y el indicador del proceso sería el número de solicitudes de cambio del producto durante la ejecución. Por último, este indicador de la salida habría que asociarlo con su contribución de estos nuevos productos a los beneficios corporativos.

Informes BI para el Portafolio de Programas y Proyectos

Todas las empresas quieren conocer los beneficios a largo plazo cuando implementan una cultura corporativa de Dirección de Proyectos y/o Portafolios. No crea que es suficiente realizar mediciones financieras simples (p.ej. variación del costo), es necesario que cuente con informes específicos para obtener una visión global de la salud de su organización y saber si se aplican las mejores prácticas para la dirección de proyectos o si estas son bien empleadas. La mayoría de las PMO se preguntan: ¿Cómo justifico el valor de la Dirección de Proyectos para la organización? ¿Qué vamos a medir? ¿Cómo los vamos a comunicar? ¿Cómo identifico qué mejorar? ¿Cómo implemento cambios de forma efectiva?

Los informes variarán en función del tipo de organización y el modelo estratégico adoptado, también lo hacen en función de quiénes serán los receptores de esa información. En líneas generales, cuando usted genera información a partir de ciertas mediciones e indicadores, lo los receptores estarán interesados en diferentes puntos de vista de la organización, por ejemplo:

  • Directivos del negocio: Valor añadido económico, crecimiento de las ganancias por participación, flujo de caja por participación, beneficios financieros, factor total de productividad, porcentaje de ventas de nuevos productos, retornos por gestión, etc. Otros informes operativos: productividad, reducción de costos, nivel de defectos, tiempo de los ciclos, retención de clientes, rotación de empleados, porcentaje de venta de nuevos productos, errores en los procesos, etc.
  • Clientes (internos y externos al negocio): Satisfacción del cliente, índice de calidad de los productos, reparación de incidencias, lealtad de los clientes. Otros informes operativos: éxito en los proyectos (tiempo, costo, calidad), puntualidad de los envíos, retención de clientes, lealtad de clientes, invenciones de nuevos productos, porcentaje de gasto, participación en el mercado, etc.
  • Empleados: Satisfacción de los empleados, rotación de empleados, productividad, diversidad en la gestión, tiempo de capacitación al año, etc. Otros informes operativos: registros OSHA, absentismo, rotación de empleados, índice de  facultades, quejas, niveles de competencia, niveles de salario, niveles de beneficios, servicios de soporte a la familia, porcentanje de planes flexibles, etc.
  • Sociedad (comunidades): Índice de impacto ambiental, registros de seguridad, satisfacción de la comunidad, contribuciones de caridad y comunitarias. Otros informes operativos: niveles de los salarios, acciones legales, etc.

El esfuerzo humano y los procedimientos empleados en la recopilación de datos para los indicadores e informes no deberían tener un costo alto para la organización, deberían estar automatizados lo más posible y pasar desapercibidos, sin interrumpir en labores de gestión. No deben interrumpir el trabajo o debilitar la confianza de los empleados, preparando extensos informes de forma manual.

Las mediciones deben ser capaces de diferenciar entre pequeños cambios que sean significativos y otros que no lo son, mostrando alertas o comunicando su estado a los interesados según proceda. También deben ser las más apropiadas (hay que medir las cosas correctas) y eficientes (que le permitan llegar a conclusiones a partir de un grupo de datos). En su conjunto necesitan presentar un mensaje global, mostrando todas las características significativas sobre el estado de la organización. Y por supuesto, necesitan ser cuantificables y fiables estadísticamente.

El sistema de reporting debe mejorar a medida que nacen o evolucionan nuestros procesos y para eso necesitamos continuar monitoreándolos. También mejorará en función de nuevos indicadores implementados para analizar el rendimiento o las tendencias de nuestro modelo de gestión, pero sobre todo mejorará a medida que las peronas demanden información más elaborada y orientada a las decisiones y en tiempo real.

Un grupo equilibrado de informes que sigue estos criterios se puede convertir en su perfecto sitema de mediciones para juzgar la efectividad de su dirección de proyectos y portafolios a partir del rendimiento del trabajo, un sistema que le ayude a lograr los mejores resultados con su estrategia.

Tecnologías Microsoft para Dashboards e Informes BI

Microsoft Project Online, basado en la plataforma SharePoint, nos permite utilizar diferentes tecnologías para la extracción de datos, el desarrollo de informes y la creación de cuadros de mando dinámicos. Evite demasiado trabajo a la vieja usanza mostrando informes en reportes de Excel y presentaciones PowerPoint estáticas.

¿Cuántas veces necesitamos tener un informe actualizado antes de la próxima reunión de seguimiento? En lugar de consultar los últimos datos online desde cualquier dispositivo (en cuestión de segundos), muchas personas necesitan realizar llamadas, escribir emails, utilizar varias tecnologías, mucho Copy&Paste y más tiempo empleado del que hubieran deseado. En Proyecte sus informes directamente desde su dispositivo móvil utilizando los dashboards de SharePoint o Project Online, con información dinámica e indicadores gráficos que permiten profundizar a diferentes niveles de información.

Con las tecnologías Microsoft SQL Reporting Services y Power View, Excel Services y Microsoft Power BI, Project Hosts puede programar sus informes estratégicos, para que usted concentre su esfuerzo en la comunicación de los resultados y en explicaciones de datos relevantes, sin perder el hilo de las relaciones con los interesados y sin entretenerse en los aspectos técnicos de los reportes. Descubra las ventajas y beneficios que cada una de estas tecnologías le proporciona:

SQL Server Reporting Services / Analysis Services

Utilice las características avanzadas de SQL Reporting Services y SQL Analysis Services, creando Cubos OLAP multidimensionales que le ayuden a desplegar su sistema de Inteligencia de Negocio. Obtenga los datos desde Project Online y cualquier otra aplicación conectada a SQL Server. Despliegue dashboards con indicadores que le brindarán la posibilidad de aumentar la eficiencia del negocio con la toma de decisiones dinámicas. Esta tecnología es nativa en Microsoft Project Server, pero puede conectar SQL Server a Project Online utilizando un modelo cloud híbrido. Vea nuestro servicio SQL Report Enabler.

Informes con Power View. Disponibles Desde su Dispositivo Móvil

Power View, una característica de Reporting Services de SQL Server para Microsoft SharePoint Enterprise, que le proporciona una experiencia interactiva de exploración, visualización y presentación de datos. Nos permite crear informes ad hoc de forma intuitiva para los usuarios de la empresa, como directores, analistas, responsables de la PMO y otros empleados. Utiliza PowerPivot para crear informes interactivos. Es una aplicación de Silverlight basada en el explorador de internet. Power View le permite acceder a los informes desde sus dispositivos móviles, trabajando con mosaicos, filtros gráficos, segmentación de datos y varias visualizaciones incluyendo tarjetas, gráficas lineales y gráficos de burbujas.

Microsoft Power BI. Informes en la Nube

Power BI es un conjunto de aplicaciones de análisis de negocio basada en la nube, que permite analizar datos y compartir información de forma intuitiva, gráfica y dinámica. Es un servicio de suscripción cloud de Microsoft que le permitirá acceder desde todos los dispositivos y sistemas operativos. Power BI se integra con Project Online y le permite realizar informes a partir de los datos de sus proyectos extraídos con el protocolo OData. Power BI puede utilizarse con multitud de aplicaciones cloud o en el centro de datos de su empresa.

 

Project Hosts le ofrece servicios de análisis y desarrollo de informes e indicadores sobre Project Online y SharePoint, poniendo nuestra experiencia en sus manos para determinar qué información generar, el objetivo de esta y definir los requisitos para obtener los datos necesarios. Analizamos las mejores opciones de implementación en función de la distribución, canales, frecuencia, formatos, tecnologías,  y las personas que participarán en cualquier proceso del ciclo de vida de esos informes y sus limitaciones. Cuando estemos listos con nuestro diseño y este quede aprobado, comenzaremos a construir cada informe, para luego testearlo y hacer un despliegue a los usuarios.

Si está interesado en conocer más sobre los servicios de Creación de Informes de Project Hosts para Microsoft SharePoint y Project Online, por favor contáctenos escribiendo a info@projecthosts.com.

Conozca más sobre los Servicios Avanzados de Project Hosts para Microsoft Project Online:
Implementación Project Online Migración desde versiones anteriores
Reportes BI en Tiempo Real UMT360º: Gestión Financiera PPM
Integración de SAP con Project Online Integración con Team Foundation Server
Conozca también nuestros Servicios Gestionados
Soluciones Híbridas para Project Online Administración Remota de Project Online
Actualización a  Project Server 2016 Servicios Gestionados para Azure
Project Server Cloud para Gobierno ISMScloud, su ISO 27001 bajo control
Esta entrada fue publicada en Alojamiento Microsoft en la Nube, Aplicaciones en Azure, Azure, Custom Cloud, IaaS, Informes, Informes SQL en la Nube, Managed Services, Microsoft Enterprise Project Management, Microsoft Project en la Nube, Microsoft Project Online, Microsoft Project Server 2013, Nube, Nube Híbrida, Nube Microsoft, Nube Microsoft PPM, Nube Privada, Nube Pública, PPM Cloud, Project Hosts Español, Project Management Cloud, Project Online, Reporting, SaaS, Servicios Gestionados, SQL Server Reporting Services, SSAS, SSRS, SSRS Report Enabler, Windows Azure y etiquetada , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , . Guarda el enlace permanente.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *