UMT360º – Gestión Financiera del Portafolio para Project Online

22 de Junio de 2016, Project Hosts Latinoamérica. “UMT360º – Gestión Financiera del Portafolio para Project Online”

Portafolio Corporativo para CFOs y PMOs  

Portafolio con UMT360 y Project Online

Portafolio con UMT360 y Project Online

¿Se ha preguntado alguna vez cómo serían las cosas hoy en su organización si hubiesen implementado la gestión del portafolio (PPM) unos años antes que la dirección de proyectos (PM)? Probablemente hoy, la mayoría de CEOs, CFOs, y otros CXOs verían claramente que orientar la gestión del negocio hacia la ejecución de proyectos es el modelo más efectivo en términos financieros. Probablemente PMO significaría Portfolio Management Office.

Por orden de antigüedad los proyectos llegaron primero. La visión holística que proporciona el portafolio se adquirió progresivamente a razón de la participación en múltiples proyectos por parte de la misma organización. Tal vez, por una llamada al orden por parte de los inversores para controlar los costos y aumentar los márgenes en el retorno de sus inversiones. ¿Qué empresa no se encuentra constantemente en esta situación?

¿Ya gestiona su portafolio? Debe saber que si además de los proyectos incluye en su portafolio todos los programas, aplicaciones, productos, operaciones y servicios, obtendrá una visión completa de las capacidades de la organización y conocerá el presupuesto que esta necesita para operar, mantenerse, actualizarse e innovar con continuidad, obteniendo una visión de 360 grados de la empresa. No está mal ¿verdad?

Ya no hay mercados tranquilos y estables, ni siquiera para las empresas públicas con la creciente demanda de servicios por parte de los ciudadanos. Todas las organizaciones necesitan tener una mentalidad más estratégica que táctica para poder competir y satisfacer a sus clientes, así los directores y gerentes deben tomar decisiones que afectan a cualquier eslabón de la cadena de valor y para eso necesitan visión. El modelo de gestión del negocio y la administración de sus capacidades son piezas clave en esa cadena de valor, son los componentes que nos permitirán escalar nuestra operación en función de la demanda y obtener resultados financieros acordes a las expectativas del inversor (los socios de la empresa). Las técnicas y herramientas de administración del portafolio resuelven definitivamente el problema de decidir qué hacemos con nuestros recursos y nos ofrecen la comprensión global que necesitamos sobre qué ocurre día a día en el negocio cuando hablamos de finanzas.

¿Por qué a CEOs y CFOs les gusta el Portafolio con UMT360º?

Implementar la gestión del portafolio corporativo según los actuales estándares PPM le proporciona la visión de su organización que usted necesitaba y la posibilidad de tomar decisiones razonadas y basadas en datos e información realista, mientras su negocio continua operando a la vez que se transforma y usted reduce el margen de error en las estrategias más críticas. Aunque esta es una gran ventaja, es posible que quiera ver desde otro punto de vista cómo utilizar el portafolio para el alineamiento estratégico de proyectos e inversiones le puede ayudar ¿Quiere saber dónde va su dinero, en qué se gasta y si ese gasto sirvió para algo? Entonces no le quepa ninguna duda, necesita adquirir experiencia con la administración de su portafolio.

¿Podremos hacer todo los que nos proponemos con los recursos financieros que tenemos hoy? ¿Qué valor proporcionaremos a la empresa si decidimos hacerlo? ¿Qué riesgos aceptamos? ¿Son los entregables parciales aceptables? ¿Qué variaciones y tendencias podemos analizar en el plan general? ¿Contamos con la suficiente capacidad para terminarlo todo? Y en los proyectos que van concluyendo ¿Estamos obteniendo los beneficios que esperábamos? – Estos son algunos ejemplos básicos de las preguntas que muchos directivos, como CEOs y CFOs, se podrían hacer cuando piensan en lo que esperan obtener de las inversiones aprobadas para la ejecución de cada proyecto y UMT360 les ofrece todas las respuestas.

Además de las PMO y los directores de proyectos, la dirección ejecutiva del negocio es también responsable de articular los mecanismos para responder a las preguntas anteriores a partir de su método y control del trabajo, además de proporcionar las herramientas que ayuden a lograrlo, como la implementación de UMT360º, que extiende la capacidad de gestión financiera en los proyectos y amplía las funciones de administración estratégica de los portafolios de Microsoft Project Online. Tradicionalmente las PMO se han orientado hacia la ejecución táctica de los proyectos y la Dirección de Proyectos es una disciplina de trabajo cuyo ADN está completamente preparado para responder a las cuestiones que se formulan desde el Portafolio, aunque necesita que los proyectos se gestionen como inversiones estratégicas. Hacer esto requiere que la PMO se convierta no solo en el ‘master’ de la dirección de proyectos de la empresa, sino también en el CFO de programas y proyectos para administrarlos en términos de valor, alineamiento, presupuesto, CapEx, OpEx, beneficios, riesgos corporativos, impacto, retornos, divisas, etc. De forma que alimenten adecuadamente el portafolio con datos útiles y precisos.

A la hora de implementar el portafolio con UMT360 y Project Online, directivos y PMOs comienzan con la visión global de todas las inversiones basadas en proyectos y programas, y obtienen la inteligencia financiera y estratégica necesaria para tomar las mejores decisiones de inversión. Se construye el portafolio en base a una buena combinación de procesos y software que le permitirá culminar las tres etapas fundamentales para lograr admininistrar los portafolios de la empresa:

  1. Ampliar su Visión de la Organización, para construir unos buenos cimientos PPM. Debe establecer los procesos, controles de gobierno y reportes necesarios para consolidar una metodología que le proporcione visibilidad de toda la actividad de la organización desde una perspectiva PPM y, en este punto, UMT360 y Project Online le ayudaran a automatizar los procesos de gobierno del portafolio, gestión de la demanda, selección del portafolio, gestión de recursos, gestión financiera, gestión del plan, reportes de estado, inteligencia de negocio y cuadros del mando.
  2. Comprender su Negocio de Otra Manera, para tomar mejores decisiones de inversión. Comience a gestionar programas y proyectos como las inversiones estratégicas que son. Si los cimientos PPM que puso fueron buenos, ya estará en condiciones de seleccionar las capacidades correctas necesarias para comprender financiera y estratégicamente su organización, podrá tomar mejores decisiones y aumentará su ROI. Para esto necesitará las funciones de planeación estratégica, gestión de programas, roadmaps, reasignación dinámica, realización de beneficios, métricas y comparaciones a nivel de portafolio e integración de líneas de negocio que se encuentran en UMT360º.
  3. Conectarlo Todo Para Invertir Mejor, para gestionar todos los activos del negocio estratégicamente. Los proyectos no ocurren sin contexto, se autorizan para crear, transformar o cambiar el portafolio y liderar el rendimiento del negocio, pero en muchas ocasiones están ligados a otros activos de la organización con los que comparten objetivos. La idea es que conecte todos sus portafolios, como por ejemplo los de proyectos, programas, capacidades, el portafolio de aplicaciones, el portafolio de productos, el servicios TI y cualquier otro portafolio que quiera administrar en UMT360º.

Capacidad Financiera

Con UMT360, los CFOs puede definir sus propias estructuras financieras, presupuestar en modo “top-down”, mejorar sus estimaciones de costo y beneficio, crear instantáneas para realizar auditorías, monitorear el rendimiento financiero y el análisis de la variación, integrar su PPM con el ERP de la empresa, podrá emitir y controlar las solicitudes de cambio, establecer un marco de trabajo para la realización de beneficios y automatizar reportes ilimitados.

Función Estratégica

Para los CEOs y los Directores de Planeación, los planes estratégicos siempre deben tener una estructura racional, de otra manera no tienen forma de saber si seleccionaron las inversiones correctas o cuándo es la fecha adecuada para ejecutar cada una de esas inversiones. Hacen falta técnicas de planeación maduras para realmente alinear la ejecución con la estrategia, no es sencillo. Un enfoque de planeación por objetivos, programas y proyectos es el más común y adecuado a la mayoría de las organizaciones, aunque las más avanzadas ya gestionan las capacidades de la organización de forma global, incluyendo aplicaciones, servicios, productos, tecnologías, etc. UMT360º le permite crear planes flexibles y asociar cada inversión a los objetivos, programas, proyectos y activos que desee, posibilitando que los planes se estructuren y controlen en la aplicación con indicadores de seguimiento orientados a la toma de decisiones.

Normalmente son las PMOs las que tienen que enfrentarse a la pesadilla de crear reportes de estado y frecuentemente perder mucho tiempo recopilando datos manualmente desde diferentes fuentes. UMT360 y Project Online racionalizan estos procesos liberando un preciado tiempo que las PMOs pueden utilizar para tareas más estratégicas como analizar el portafolio, identificar asuntos abiertos y emprender acciones correctivas. Al automatizar los reportes de estado y los análisis de variación, las empresas pueden centralizar la administración de esos procesos de reporte, construir dinámicamente dashboards de rendimiento y mucho más indicadores asociados a diferentes centros de costos, productos o líneas de negocio.

Se necesita una nueva mentalidad para maximizar el valor de los proyectos y los programas de inversión. La dirección de proyectos tradicional no funciona como se esperaba, las estadísticas dicen que casi la mitad (46%) de los proyectos en las empresas no realizan beneficios reales. Cada proyecto debe ser tratado como una inversión estratégica y nosotros, cuando discutamos nuestras estrategias, debemos comenzar a hablar del incremento o descenso del valor del portafolio.  A los CEOs y CFOs les gusta UMT360 con Project Online porque ofrece todas las respuestas a sus preguntas financieras y estratégicas, ayudándoles a conducir el negocio con un alto nivel competitivo.

 

Implementación de UMT360º sobre Project Online, el mejor Portafolio.

UMT360º junto a Project Online le permite maximizar el ROI de todo el dinero invertido en los proyectos de la empresa y Project Hosts le ayudará a integrarlo con su Project Online / Server y a adoptar las mejores prácticas PPM, de forma que pueda liderar las inversiones en toda su organización.

UMT360º cuenta con dos módulos interconectados, el de gestión financiera y el de gestión de portafolios, que puede adquirir juntos o por separado. Opcionalmente, usted también puede adquirir algunos resportes y dashboards basados en mejores prácticas PPM.

La implementación de UMT360º y Project Online se puede realizar entre 8 y 12 semanas. UMT360º está basada en SharePoint y se distrubuye tanto desde la nube (app+suscripción) como on-premises (licenciamiento) para Project Online y Project Server, y se puede integrar con la mayoría de los ERPs del mercado.

UMT360º añade los datos financieros y los controles de negocio necesarios en los procesos PPM de Project Online, automatizando el flujo de datos críticos de negocio desde su PPM al CFO de su empresa. Es una solución de fácil adopción por parte de CEOs, CFOs, PMOs, CIOs y otros CXOs. Es la solución más avanzada para extender la capacidad financiera de sus portafolios.

Si quiere conocer más sobre el licenciamiento y los servicios de implementación de UMT360º para Project Online, póngase contacte con nosotros escribiendo a sales@projecthosts.com

 

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