Migración a Project Online desde Project Server 2010 y 2013

16 de Junio de 2016, Project Hosts Latinoamérica. “Migración a Project Online desde Project Server 2010 y 2013

Mi Project Server, ese viejo amigo…

Migracion-Project-Online

Cuando el software corporativo se convierte en esos zapatos viejos de los que no se quiere deshacer aunque sepa que hace tiempo que llegó el momento de actualizarlo, tiene un problema. Trabajar con Project Server 2010, o versiones anteriores, les está saliendo caro, o más caro que la migración a Project Online y aprovechar sus beneficios. La migración a Project Online se puede hacer en pocos días, conservando sus datos y configuraciones, ahorrándole a la empresa mucho dinero.

Tras la versión 2010, que ya integraba la gestión del portafolio de proyectos, vimos nacer las versiones de servidor Project Server 2013 y recientemente Project Server 2016, también vimos nacer Microsoft Project Online (adaptación de Project Server a la nube de Microsoft) que permite el acceso por suscripción mensual con unos precios realmente reducidos. Cada nueva versión ha introducido mejoras que benefician a las organizaciones usuarias, mejoras no sólo en su funcionalidad, también en la plataforma, la arquitectura, bases de datos, seguridad, soporte, mantenimiento y disponibilidad, son muchas. Un ejemplo, las bases de datos se han reducido de cuatro a una, aumentando mucho el rendimiento de la solución y la velocidad de los reportes, creando así una gran mejora en la experiencia del usuario y en la agilidad del trabajo.

Para organizaciones que gestionan sus proyectos de forma estructurada y que apuestan por la mejora continua Microsoft Project es una herramienta crítica, que debe mejorar al mismo ritmo que mejoran o se introducen procesos. La solución Microsoft Project Online en la nube está construida con el objetivo de ayudar a que las personas sean capaces de completar sus procesos y tareas asignadas de forma sencilla y tan automatizada como sea posible, ahorrando tiempo y dinero a las organizaciones. Otro ejemplo, Project Online incorpora un sistema automático de reserva temporal y aprobación de las asignaciones de recursos, que le ahorrará varias llamadas y reuniones, y tendrá más tiempo para otras tareas críticas.

Si por alguna razón utiliza Project Server 2007, o cualquier otro software PPM, también puede hacer la migración a Project Online. Si usted es usuario de Project Server 2003, tendrá que iniciar una nueva implementación, será más económico.

¿Por Qué No Inicia la Migración a Project Online Ya?

Tendrá razones para no migrar su Project Server 2010 o 2013 a la nube con Project Online o a Project Server 2016 (dos versiones de la misma herramienta) pero probablemente ninguna de ellas está sustentada por la realización de beneficios en comparación con la adopción de la versión actualizada, tanto por sus funciones PPM como por mejoras en la plataforma, arquitectura, licenciamiento y los costos de mantenimiento y soporte. Haga usted la comparación, sencillamente contraste lo que está pagando contra lo que podría pagar y descubra que la diferencia es más que evidente. Trabajar con Project en la nube es mucho más eficiente en costos, es decir, que si le preocupa no tener presupuesto para la migración, más le debería preocupar estar gastando tanto por no migrar.

Tal vez no inicie la migración por si algo le ocurre a sus datos almacenados en Project Server  o a las configuraciones y desarrollos. Podrá tener dos puntos de vista al respecto: el primero, seguridad de los datos, que queda garantizada por los numerosos controles de seguridad de la plataforma cloud, políticas de backups, recuperación de desastres y las certificaciones (ISO 27001, NIST, FedRAMP, etc.) que el CSP  debe adoptar y someter a continuas auditorías. Muchas empresas no están adecuadas a tantos estándares de seguridad y se benefician de tener su solución bajo las certificaciones del proveedor; el segundo, transferencia de los datos, que debe realizarse las mejores herramientas disponibles, como FluentPro, y garantizar que podrán seguir trabajando con la misma información que antes de la migración. En todo caso siempre debe conservan las copias seguridad con todas las bases de datos de su Project Server 2010.

Si ahora no aloja Project Server 2010 en una nube dedicada, significa que usted tiene su Project Server en el centro de datos de su empresa o en una granja de servidores aislada en sus instalaciones. ¿Cuánto le cuesta mantener esos servidores? ¿Cuántos recursos de la organización aplica en esa infraestructura TI? ¿Qué dependencias tiene con la inversión y el gasto tecnológico? Olvídese de la arquitectura TI, servidores y mantenimiento, Project Online en la nube lo hace por usted sin invertir en máquinas o más personal técnico especializado. El software como Servicio (SaaS) proporcionado por un tercero se convierte en un OpEx fácilmente controlable y únicamente dependiente de usted y de su presupuesto. No necesitará volver a bloquear CapEx para servidores o licenciamiento y podrá concentrarse mejorar la inteligencia PPM de la empresa.

Adquirir Project Online no implica invertir en licencias, el licenciamiento está basado en la suscripción por tipo de usuario a Project Online en Microsoft Office 365. El costo mensual incluye el soporte y el mantenimiento de la solución (modo SaaS), así como las actualizaciones y novedades que se incorporen a la solución PPM, usted no tiene de gestionar asuntos que requieren de técnicos especialistas. Saque sus propias cuentas, el precio mensual es diferente según el tipo de usuario (Project Online, Project Pro para Project Online y Project Lite) pero sirva como referencia que a fecha 16/06/2016 la licencia de Project Online cuesta alrededor de US $33.00 (27,80 €) por usuario al mes. Este precio puede cambiar ligeramente en función de la divisa del comprador.

Aspectos Clave de la Migración a Project Online

El software PPM no debería ser en un obstáculo para que la empresa y sus equipos de proyectos continúen madurando metodológicamente, todo lo contrario, debe ser un facilitador clave para ese propósito. Si su Project Server 2010 ya dio de sí todo lo que pudo y ya no responde a las necesidades de la empresa, es el momento de madurar su idea y comenzar su proyecto de migración a Project Online, es el momento de analizar cómo orientar nuestro caso particular.

¿Qué datos migramos? Un proyecto de migración a Project Online bien estructurado le garantizará que sus datos no se pierden y que solo viajan de un servidor al otro, a ningún sitio más, pero usted es quien decide qué datos migrar. Por ejemplo, si su Project Server 2010 contiene proyectos antiguos ya cerrados o de años anteriores, de los que ya obtuvo toda la información crítica y lecciones aprendidas, puede decidir no migrarlos. Otro ejemplo, si los recursos utilizan hojas de tiempo para registrar las horas trabajadas en los proyectos, podría querer migrar solamente los periodos abiertos y no los que ya están registrados.  Desde su Project Server puede migrar a Project Online sus proyectos, campos personalizados, recursos, vistas, informes, documentos, sitios de proyecto, flujos de trabajo, tipos de proyecto, reportes, etc.

¿Cuánto tiempo consume la migración? Una vez iniciado el proyecto de migración, usted no querrá mantener dos entornos en paralelo mucho tiempo. Deshágase del antiguo cuanto antes para evitar un gasto interno elevado. Cuando complete la migración querrá trabajar en Project Online con la misma información que tenía el día anterior. La conexión de los usuarios a Project Online y su desconexión de Project Server 2010 serán simultáneas. Al día siguiente, cuando los usuarios se conecten, su nuevo escritorio de trabajo será el interfaz de Project Online. Considere que la mayor parte del proyecto de migración estará destinado a la auditoría previa y al análisis post-migración. En total, en función del tamaño del despliegue, sería razonable emplear entre 5 y 20 días, incluyendo las tareas técnicas que duran entre 2 y 5 días.

¿Cómo preparar la migración? Cree un equipo de trabajo, recopile toda la documentación disponible sobre su despliegue de Project Server y consiga los fondos necesarios para ejecutar el proyecto. Establezca un plan de acción y asegúrese de que tiene las herramientas y recursos necesarios. No lo dude, Iniciar el plan de comunicación desde el primer día le brindará muchos beneficios. Informe a todos los interesados sobre el cambio y las principales ventajas de Project Online para la empresa, frente al antiguo Project Server. Incluya en sus comunicaciones cualquier aspecto que sea motivador para aceptar el cambio y agende sesiones o talleres de capacitación para todos los usuarios.

¿En qué consiste el proyecto de migración? Un buen proyecto de migración a Project Online debe tener una estructura lógica orientada a la eficacia y la calidad de la migración.

  1. Audite su actual Project Server – Debe hallar cualquier elemento crítico de su actual despliegue, incluyendo datos y contenidos, aplicaciones de terceros, configuraciones, informes, workflows y otros aspectos que puedan suponer un riesgo.
  2. Prepare su nube – Prepárese para iniciar su suscripción a Project Online y a familiarizarse con la administración de Office 365. A partir de la auditoría inicial usted ya sabrá si este es el tipo de nube adecuada*.
  3. Desarrolle un plan completo de migración – Un plan que destaque todos los aspectos del cambio y sus riesgos, incluyendo bases de datos, aplicaciones, actualizaciones, licenciamiento, aspectos de seguridad, capacitación, comunicación y el resto.
  4. Ahora migre a Project Online – Coordine la migración cuando menos usuarios haya en el sistema, (noches, fines de semana) y realice el cambio. Inmediatamente ejecute el análisis de pruebas para revisar datos y contenidos, y cualquier configuración. Cuando esté listo, salga a producción.
  5. Realice un análisis post migración – Después de migrar y con sus sitios de Project Online ya en producción, realice los ajustes necesarios durante las siguientes semanas y ofrezca soporte personal a todos los usuarios.
* Si tiene un volumen elevado de desarrollos personalizados o está utilizando informes de BI en tiempo real en su actual Project Server 2010, es posible que su mejor opción sea utilizar un modelo híbrido integrando SQL Server con Project Online, o hacer su migración a Project Server 2016 en una nube dedicada.

¿Qué hago después de la migración? Los usuarios necesitarán apoyo si quiere que adopten las mejores prácticas cuanto antes. Surgirán muchas preguntas que necesitan ser respondidas con agilidad y conocimientos avanzados. Busque entre los miembros de su equipo a un líder para la nueva herramienta que ayude a los demás, aunque un servicio externo o remoto es también muy práctico. Durante los primeros meses todavía necesitará hacer algún ajuste en la configuración de Project Online, es normal, ya habrá descubierto opciones que quiere poner en marcha para mejorar la dirección de proyectos, o querrá que los directores y gerentes utilicen las herramientas de priorización del portafolio.

Si todavía utiliza versiones de Project Server 2010 o 2013, ahora puede migrar fácilmente a Project Online con la ayuda del Programa de Migración especializado de Project Hosts y beneficiarse de las características avanzadas que le ofrece la solución Project Online en la nube de Microsoft, en tan solo unos días.

El Plan de Migración de Project Hosts

La migración desde Project Server 2010 o 2013 a Project Online le permite conservar sus datos y beneficiarse de las nuevas y más modernas funciones de la solución. La migración puede ser corta, pero los complejos detalles técnicos a tener en cuenta durante la misma requieren de personas con la habilidad y los conocimientos para llevar entregarle un resultado satisfactorio, Project Hosts le presenta un Programa de Migración avanzado para la parte técnica;

  • Auditoría Pre-Migración
  • Plan Completo de Migración a Project Online
  • Migración de la Solución
  • Análisis Post-Migración

Este Programa de Migración a Project Online se concentra en el alcance técnico de la migración y su costo comienza a partir de US$6,250, según sus requerimientos. Incluye herramientas seguras para subir sus bases de datos a Project Online y servicios de consultoría técnica para identificar las características específicas de cada migración. Creamos la documentación detallada de los pasos a seguir que cada cliente necesita en su migración.

Si está interesado en conocer más sobre los Servicios de Migración a Project Online de Project Hosts para Microsoft Project Online, por favor contáctenos escribiendo a info@projecthosts.com.

 

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