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    UMT360º – Gestión Financiera del Portafolio para Project Online

    junio 22nd, 2016
    22 de Junio de 2016, Project Hosts Latinoamérica. “UMT360º – Gestión Financiera del Portafolio para Project Online”

    Portafolio Corporativo para CFOs y PMOs  

    Portafolio con UMT360 y Project Online

    Portafolio con UMT360 y Project Online

    ¿Se ha preguntado alguna vez cómo serían las cosas hoy en su organización si hubiesen implementado la gestión del portafolio (PPM) unos años antes que la dirección de proyectos (PM)? Probablemente hoy, la mayoría de CEOs, CFOs, y otros CXOs verían claramente que orientar la gestión del negocio hacia la ejecución de proyectos es el modelo más efectivo en términos financieros. Probablemente PMO significaría Portfolio Management Office.

    Por orden de antigüedad los proyectos llegaron primero. La visión holística que proporciona el portafolio se adquirió progresivamente a razón de la participación en múltiples proyectos por parte de la misma organización. Tal vez, por una llamada al orden por parte de los inversores para controlar los costos y aumentar los márgenes en el retorno de sus inversiones. ¿Qué empresa no se encuentra constantemente en esta situación?

    ¿Ya gestiona su portafolio? Debe saber que si además de los proyectos incluye en su portafolio todos los programas, aplicaciones, productos, operaciones y servicios, obtendrá una visión completa de las capacidades de la organización y conocerá el presupuesto que esta necesita para operar, mantenerse, actualizarse e innovar con continuidad, obteniendo una visión de 360 grados de la empresa. No está mal ¿verdad?

    Ya no hay mercados tranquilos y estables, ni siquiera para las empresas públicas con la creciente demanda de servicios por parte de los ciudadanos. Todas las organizaciones necesitan tener una mentalidad más estratégica que táctica para poder competir y satisfacer a sus clientes, así los directores y gerentes deben tomar decisiones que afectan a cualquier eslabón de la cadena de valor y para eso necesitan visión. El modelo de gestión del negocio y la administración de sus capacidades son piezas clave en esa cadena de valor, son los componentes que nos permitirán escalar nuestra operación en función de la demanda y obtener resultados financieros acordes a las expectativas del inversor (los socios de la empresa). Las técnicas y herramientas de administración del portafolio resuelven definitivamente el problema de decidir qué hacemos con nuestros recursos y nos ofrecen la comprensión global que necesitamos sobre qué ocurre día a día en el negocio cuando hablamos de finanzas.

    ¿Por qué a CEOs y CFOs les gusta el Portafolio con UMT360º?

    Implementar la gestión del portafolio corporativo según los actuales estándares PPM le proporciona la visión de su organización que usted necesitaba y la posibilidad de tomar decisiones razonadas y basadas en datos e información realista, mientras su negocio continua operando a la vez que se transforma y usted reduce el margen de error en las estrategias más críticas. Aunque esta es una gran ventaja, es posible que quiera ver desde otro punto de vista cómo utilizar el portafolio para el alineamiento estratégico de proyectos e inversiones le puede ayudar ¿Quiere saber dónde va su dinero, en qué se gasta y si ese gasto sirvió para algo? Entonces no le quepa ninguna duda, necesita adquirir experiencia con la administración de su portafolio.

    ¿Podremos hacer todo los que nos proponemos con los recursos financieros que tenemos hoy? ¿Qué valor proporcionaremos a la empresa si decidimos hacerlo? ¿Qué riesgos aceptamos? ¿Son los entregables parciales aceptables? ¿Qué variaciones y tendencias podemos analizar en el plan general? ¿Contamos con la suficiente capacidad para terminarlo todo? Y en los proyectos que van concluyendo ¿Estamos obteniendo los beneficios que esperábamos? – Estos son algunos ejemplos básicos de las preguntas que muchos directivos, como CEOs y CFOs, se podrían hacer cuando piensan en lo que esperan obtener de las inversiones aprobadas para la ejecución de cada proyecto y UMT360 les ofrece todas las respuestas.

    Además de las PMO y los directores de proyectos, la dirección ejecutiva del negocio es también responsable de articular los mecanismos para responder a las preguntas anteriores a partir de su método y control del trabajo, además de proporcionar las herramientas que ayuden a lograrlo, como la implementación de UMT360º, que extiende la capacidad de gestión financiera en los proyectos y amplía las funciones de administración estratégica de los portafolios de Microsoft Project Online. Tradicionalmente las PMO se han orientado hacia la ejecución táctica de los proyectos y la Dirección de Proyectos es una disciplina de trabajo cuyo ADN está completamente preparado para responder a las cuestiones que se formulan desde el Portafolio, aunque necesita que los proyectos se gestionen como inversiones estratégicas. Hacer esto requiere que la PMO se convierta no solo en el ‘master’ de la dirección de proyectos de la empresa, sino también en el CFO de programas y proyectos para administrarlos en términos de valor, alineamiento, presupuesto, CapEx, OpEx, beneficios, riesgos corporativos, impacto, retornos, divisas, etc. De forma que alimenten adecuadamente el portafolio con datos útiles y precisos.

    A la hora de implementar el portafolio con UMT360 y Project Online, directivos y PMOs comienzan con la visión global de todas las inversiones basadas en proyectos y programas, y obtienen la inteligencia financiera y estratégica necesaria para tomar las mejores decisiones de inversión. Se construye el portafolio en base a una buena combinación de procesos y software que le permitirá culminar las tres etapas fundamentales para lograr admininistrar los portafolios de la empresa:

    1. Ampliar su Visión de la Organización, para construir unos buenos cimientos PPM. Debe establecer los procesos, controles de gobierno y reportes necesarios para consolidar una metodología que le proporcione visibilidad de toda la actividad de la organización desde una perspectiva PPM y, en este punto, UMT360 y Project Online le ayudaran a automatizar los procesos de gobierno del portafolio, gestión de la demanda, selección del portafolio, gestión de recursos, gestión financiera, gestión del plan, reportes de estado, inteligencia de negocio y cuadros del mando.
    2. Comprender su Negocio de Otra Manera, para tomar mejores decisiones de inversión. Comience a gestionar programas y proyectos como las inversiones estratégicas que son. Si los cimientos PPM que puso fueron buenos, ya estará en condiciones de seleccionar las capacidades correctas necesarias para comprender financiera y estratégicamente su organización, podrá tomar mejores decisiones y aumentará su ROI. Para esto necesitará las funciones de planeación estratégica, gestión de programas, roadmaps, reasignación dinámica, realización de beneficios, métricas y comparaciones a nivel de portafolio e integración de líneas de negocio que se encuentran en UMT360º.
    3. Conectarlo Todo Para Invertir Mejor, para gestionar todos los activos del negocio estratégicamente. Los proyectos no ocurren sin contexto, se autorizan para crear, transformar o cambiar el portafolio y liderar el rendimiento del negocio, pero en muchas ocasiones están ligados a otros activos de la organización con los que comparten objetivos. La idea es que conecte todos sus portafolios, como por ejemplo los de proyectos, programas, capacidades, el portafolio de aplicaciones, el portafolio de productos, el servicios TI y cualquier otro portafolio que quiera administrar en UMT360º.

    Capacidad Financiera

    Con UMT360, los CFOs puede definir sus propias estructuras financieras, presupuestar en modo “top-down”, mejorar sus estimaciones de costo y beneficio, crear instantáneas para realizar auditorías, monitorear el rendimiento financiero y el análisis de la variación, integrar su PPM con el ERP de la empresa, podrá emitir y controlar las solicitudes de cambio, establecer un marco de trabajo para la realización de beneficios y automatizar reportes ilimitados.

    Función Estratégica

    Para los CEOs y los Directores de Planeación, los planes estratégicos siempre deben tener una estructura racional, de otra manera no tienen forma de saber si seleccionaron las inversiones correctas o cuándo es la fecha adecuada para ejecutar cada una de esas inversiones. Hacen falta técnicas de planeación maduras para realmente alinear la ejecución con la estrategia, no es sencillo. Un enfoque de planeación por objetivos, programas y proyectos es el más común y adecuado a la mayoría de las organizaciones, aunque las más avanzadas ya gestionan las capacidades de la organización de forma global, incluyendo aplicaciones, servicios, productos, tecnologías, etc. UMT360º le permite crear planes flexibles y asociar cada inversión a los objetivos, programas, proyectos y activos que desee, posibilitando que los planes se estructuren y controlen en la aplicación con indicadores de seguimiento orientados a la toma de decisiones.

    Normalmente son las PMOs las que tienen que enfrentarse a la pesadilla de crear reportes de estado y frecuentemente perder mucho tiempo recopilando datos manualmente desde diferentes fuentes. UMT360 y Project Online racionalizan estos procesos liberando un preciado tiempo que las PMOs pueden utilizar para tareas más estratégicas como analizar el portafolio, identificar asuntos abiertos y emprender acciones correctivas. Al automatizar los reportes de estado y los análisis de variación, las empresas pueden centralizar la administración de esos procesos de reporte, construir dinámicamente dashboards de rendimiento y mucho más indicadores asociados a diferentes centros de costos, productos o líneas de negocio.

    Se necesita una nueva mentalidad para maximizar el valor de los proyectos y los programas de inversión. La dirección de proyectos tradicional no funciona como se esperaba, las estadísticas dicen que casi la mitad (46%) de los proyectos en las empresas no realizan beneficios reales. Cada proyecto debe ser tratado como una inversión estratégica y nosotros, cuando discutamos nuestras estrategias, debemos comenzar a hablar del incremento o descenso del valor del portafolio.  A los CEOs y CFOs les gusta UMT360 con Project Online porque ofrece todas las respuestas a sus preguntas financieras y estratégicas, ayudándoles a conducir el negocio con un alto nivel competitivo.

     

    Implementación de UMT360º sobre Project Online, el mejor Portafolio.

    UMT360º junto a Project Online le permite maximizar el ROI de todo el dinero invertido en los proyectos de la empresa y Project Hosts le ayudará a integrarlo con su Project Online / Server y a adoptar las mejores prácticas PPM, de forma que pueda liderar las inversiones en toda su organización.

    UMT360º cuenta con dos módulos interconectados, el de gestión financiera y el de gestión de portafolios, que puede adquirir juntos o por separado. Opcionalmente, usted también puede adquirir algunos resportes y dashboards basados en mejores prácticas PPM.

    La implementación de UMT360º y Project Online se puede realizar entre 8 y 12 semanas. UMT360º está basada en SharePoint y se distrubuye tanto desde la nube (app+suscripción) como on-premises (licenciamiento) para Project Online y Project Server, y se puede integrar con la mayoría de los ERPs del mercado.

    UMT360º añade los datos financieros y los controles de negocio necesarios en los procesos PPM de Project Online, automatizando el flujo de datos críticos de negocio desde su PPM al CFO de su empresa. Es una solución de fácil adopción por parte de CEOs, CFOs, PMOs, CIOs y otros CXOs. Es la solución más avanzada para extender la capacidad financiera de sus portafolios.

    Si quiere conocer más sobre el licenciamiento y los servicios de implementación de UMT360º para Project Online, póngase contacte con nosotros escribiendo a sales@projecthosts.com

     

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    Migración a Project Online desde Project Server 2010 y 2013

    junio 16th, 2016
    16 de Junio de 2016, Project Hosts Latinoamérica. “Migración a Project Online desde Project Server 2010 y 2013

    Mi Project Server, ese viejo amigo…

    Migracion-Project-Online

    Cuando el software corporativo se convierte en esos zapatos viejos de los que no se quiere deshacer aunque sepa que hace tiempo que llegó el momento de actualizarlo, tiene un problema. Trabajar con Project Server 2010, o versiones anteriores, les está saliendo caro, o más caro que la migración a Project Online y aprovechar sus beneficios. La migración a Project Online se puede hacer en pocos días, conservando sus datos y configuraciones, ahorrándole a la empresa mucho dinero.

    Tras la versión 2010, que ya integraba la gestión del portafolio de proyectos, vimos nacer las versiones de servidor Project Server 2013 y recientemente Project Server 2016, también vimos nacer Microsoft Project Online (adaptación de Project Server a la nube de Microsoft) que permite el acceso por suscripción mensual con unos precios realmente reducidos. Cada nueva versión ha introducido mejoras que benefician a las organizaciones usuarias, mejoras no sólo en su funcionalidad, también en la plataforma, la arquitectura, bases de datos, seguridad, soporte, mantenimiento y disponibilidad, son muchas. Un ejemplo, las bases de datos se han reducido de cuatro a una, aumentando mucho el rendimiento de la solución y la velocidad de los reportes, creando así una gran mejora en la experiencia del usuario y en la agilidad del trabajo.

    Para organizaciones que gestionan sus proyectos de forma estructurada y que apuestan por la mejora continua Microsoft Project es una herramienta crítica, que debe mejorar al mismo ritmo que mejoran o se introducen procesos. La solución Microsoft Project Online en la nube está construida con el objetivo de ayudar a que las personas sean capaces de completar sus procesos y tareas asignadas de forma sencilla y tan automatizada como sea posible, ahorrando tiempo y dinero a las organizaciones. Otro ejemplo, Project Online incorpora un sistema automático de reserva temporal y aprobación de las asignaciones de recursos, que le ahorrará varias llamadas y reuniones, y tendrá más tiempo para otras tareas críticas.

    Si por alguna razón utiliza Project Server 2007, o cualquier otro software PPM, también puede hacer la migración a Project Online. Si usted es usuario de Project Server 2003, tendrá que iniciar una nueva implementación, será más económico.

    ¿Por Qué No Inicia la Migración a Project Online Ya?

    Tendrá razones para no migrar su Project Server 2010 o 2013 a la nube con Project Online o a Project Server 2016 (dos versiones de la misma herramienta) pero probablemente ninguna de ellas está sustentada por la realización de beneficios en comparación con la adopción de la versión actualizada, tanto por sus funciones PPM como por mejoras en la plataforma, arquitectura, licenciamiento y los costos de mantenimiento y soporte. Haga usted la comparación, sencillamente contraste lo que está pagando contra lo que podría pagar y descubra que la diferencia es más que evidente. Trabajar con Project en la nube es mucho más eficiente en costos, es decir, que si le preocupa no tener presupuesto para la migración, más le debería preocupar estar gastando tanto por no migrar.

    Tal vez no inicie la migración por si algo le ocurre a sus datos almacenados en Project Server  o a las configuraciones y desarrollos. Podrá tener dos puntos de vista al respecto: el primero, seguridad de los datos, que queda garantizada por los numerosos controles de seguridad de la plataforma cloud, políticas de backups, recuperación de desastres y las certificaciones (ISO 27001, NIST, FedRAMP, etc.) que el CSP  debe adoptar y someter a continuas auditorías. Muchas empresas no están adecuadas a tantos estándares de seguridad y se benefician de tener su solución bajo las certificaciones del proveedor; el segundo, transferencia de los datos, que debe realizarse las mejores herramientas disponibles, como FluentPro, y garantizar que podrán seguir trabajando con la misma información que antes de la migración. En todo caso siempre debe conservan las copias seguridad con todas las bases de datos de su Project Server 2010.

    Si ahora no aloja Project Server 2010 en una nube dedicada, significa que usted tiene su Project Server en el centro de datos de su empresa o en una granja de servidores aislada en sus instalaciones. ¿Cuánto le cuesta mantener esos servidores? ¿Cuántos recursos de la organización aplica en esa infraestructura TI? ¿Qué dependencias tiene con la inversión y el gasto tecnológico? Olvídese de la arquitectura TI, servidores y mantenimiento, Project Online en la nube lo hace por usted sin invertir en máquinas o más personal técnico especializado. El software como Servicio (SaaS) proporcionado por un tercero se convierte en un OpEx fácilmente controlable y únicamente dependiente de usted y de su presupuesto. No necesitará volver a bloquear CapEx para servidores o licenciamiento y podrá concentrarse mejorar la inteligencia PPM de la empresa.

    Adquirir Project Online no implica invertir en licencias, el licenciamiento está basado en la suscripción por tipo de usuario a Project Online en Microsoft Office 365. El costo mensual incluye el soporte y el mantenimiento de la solución (modo SaaS), así como las actualizaciones y novedades que se incorporen a la solución PPM, usted no tiene de gestionar asuntos que requieren de técnicos especialistas. Saque sus propias cuentas, el precio mensual es diferente según el tipo de usuario (Project Online, Project Pro para Project Online y Project Lite) pero sirva como referencia que a fecha 16/06/2016 la licencia de Project Online cuesta alrededor de US $33.00 (27,80 €) por usuario al mes. Este precio puede cambiar ligeramente en función de la divisa del comprador.

    Aspectos Clave de la Migración a Project Online

    El software PPM no debería ser en un obstáculo para que la empresa y sus equipos de proyectos continúen madurando metodológicamente, todo lo contrario, debe ser un facilitador clave para ese propósito. Si su Project Server 2010 ya dio de sí todo lo que pudo y ya no responde a las necesidades de la empresa, es el momento de madurar su idea y comenzar su proyecto de migración a Project Online, es el momento de analizar cómo orientar nuestro caso particular.

    ¿Qué datos migramos? Un proyecto de migración a Project Online bien estructurado le garantizará que sus datos no se pierden y que solo viajan de un servidor al otro, a ningún sitio más, pero usted es quien decide qué datos migrar. Por ejemplo, si su Project Server 2010 contiene proyectos antiguos ya cerrados o de años anteriores, de los que ya obtuvo toda la información crítica y lecciones aprendidas, puede decidir no migrarlos. Otro ejemplo, si los recursos utilizan hojas de tiempo para registrar las horas trabajadas en los proyectos, podría querer migrar solamente los periodos abiertos y no los que ya están registrados.  Desde su Project Server puede migrar a Project Online sus proyectos, campos personalizados, recursos, vistas, informes, documentos, sitios de proyecto, flujos de trabajo, tipos de proyecto, reportes, etc.

    ¿Cuánto tiempo consume la migración? Una vez iniciado el proyecto de migración, usted no querrá mantener dos entornos en paralelo mucho tiempo. Deshágase del antiguo cuanto antes para evitar un gasto interno elevado. Cuando complete la migración querrá trabajar en Project Online con la misma información que tenía el día anterior. La conexión de los usuarios a Project Online y su desconexión de Project Server 2010 serán simultáneas. Al día siguiente, cuando los usuarios se conecten, su nuevo escritorio de trabajo será el interfaz de Project Online. Considere que la mayor parte del proyecto de migración estará destinado a la auditoría previa y al análisis post-migración. En total, en función del tamaño del despliegue, sería razonable emplear entre 5 y 20 días, incluyendo las tareas técnicas que duran entre 2 y 5 días.

    ¿Cómo preparar la migración? Cree un equipo de trabajo, recopile toda la documentación disponible sobre su despliegue de Project Server y consiga los fondos necesarios para ejecutar el proyecto. Establezca un plan de acción y asegúrese de que tiene las herramientas y recursos necesarios. No lo dude, Iniciar el plan de comunicación desde el primer día le brindará muchos beneficios. Informe a todos los interesados sobre el cambio y las principales ventajas de Project Online para la empresa, frente al antiguo Project Server. Incluya en sus comunicaciones cualquier aspecto que sea motivador para aceptar el cambio y agende sesiones o talleres de capacitación para todos los usuarios.

    ¿En qué consiste el proyecto de migración? Un buen proyecto de migración a Project Online debe tener una estructura lógica orientada a la eficacia y la calidad de la migración.

    1. Audite su actual Project Server – Debe hallar cualquier elemento crítico de su actual despliegue, incluyendo datos y contenidos, aplicaciones de terceros, configuraciones, informes, workflows y otros aspectos que puedan suponer un riesgo.
    2. Prepare su nube – Prepárese para iniciar su suscripción a Project Online y a familiarizarse con la administración de Office 365. A partir de la auditoría inicial usted ya sabrá si este es el tipo de nube adecuada*.
    3. Desarrolle un plan completo de migración – Un plan que destaque todos los aspectos del cambio y sus riesgos, incluyendo bases de datos, aplicaciones, actualizaciones, licenciamiento, aspectos de seguridad, capacitación, comunicación y el resto.
    4. Ahora migre a Project Online – Coordine la migración cuando menos usuarios haya en el sistema, (noches, fines de semana) y realice el cambio. Inmediatamente ejecute el análisis de pruebas para revisar datos y contenidos, y cualquier configuración. Cuando esté listo, salga a producción.
    5. Realice un análisis post migración – Después de migrar y con sus sitios de Project Online ya en producción, realice los ajustes necesarios durante las siguientes semanas y ofrezca soporte personal a todos los usuarios.
    * Si tiene un volumen elevado de desarrollos personalizados o está utilizando informes de BI en tiempo real en su actual Project Server 2010, es posible que su mejor opción sea utilizar un modelo híbrido integrando SQL Server con Project Online, o hacer su migración a Project Server 2016 en una nube dedicada.

    ¿Qué hago después de la migración? Los usuarios necesitarán apoyo si quiere que adopten las mejores prácticas cuanto antes. Surgirán muchas preguntas que necesitan ser respondidas con agilidad y conocimientos avanzados. Busque entre los miembros de su equipo a un líder para la nueva herramienta que ayude a los demás, aunque un servicio externo o remoto es también muy práctico. Durante los primeros meses todavía necesitará hacer algún ajuste en la configuración de Project Online, es normal, ya habrá descubierto opciones que quiere poner en marcha para mejorar la dirección de proyectos, o querrá que los directores y gerentes utilicen las herramientas de priorización del portafolio.

    Si todavía utiliza versiones de Project Server 2010 o 2013, ahora puede migrar fácilmente a Project Online con la ayuda del Programa de Migración especializado de Project Hosts y beneficiarse de las características avanzadas que le ofrece la solución Project Online en la nube de Microsoft, en tan solo unos días.

    El Plan de Migración de Project Hosts

    La migración desde Project Server 2010 o 2013 a Project Online le permite conservar sus datos y beneficiarse de las nuevas y más modernas funciones de la solución. La migración puede ser corta, pero los complejos detalles técnicos a tener en cuenta durante la misma requieren de personas con la habilidad y los conocimientos para llevar entregarle un resultado satisfactorio, Project Hosts le presenta un Programa de Migración avanzado para la parte técnica;

    • Auditoría Pre-Migración
    • Plan Completo de Migración a Project Online
    • Migración de la Solución
    • Análisis Post-Migración

    Este Programa de Migración a Project Online se concentra en el alcance técnico de la migración y su costo comienza a partir de US$6,250, según sus requerimientos. Incluye herramientas seguras para subir sus bases de datos a Project Online y servicios de consultoría técnica para identificar las características específicas de cada migración. Creamos la documentación detallada de los pasos a seguir que cada cliente necesita en su migración.

    Si está interesado en conocer más sobre los Servicios de Migración a Project Online de Project Hosts para Microsoft Project Online, por favor contáctenos escribiendo a info@projecthosts.com.

     

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    Implementación Rápida de Project Online

    junio 7th, 2016
    7 de Junio de 2016, Latinoamérica

    A la hora de implementar el nuevo software PPM…

    Implementacion de Project Online

    Implementación de Project Online

    Conseguir que todas las personas de su organización trabajen en equipo y orientadas hacia el valor de los proyectos no es un desafío tan sencillo como necesario.  Para conseguirlo, entre otras cosas fundamentales como la capacitación, necesitará una aplicación PPM que automatice la documentación y los procesos, de forma que las personas se puedan concentrar en los proyectos y no en las tareas administrativas que los rodean.  Si escogió Microsoft Project Online, tendrá en sus manos la posibilidad de hacer un gran negocio.

    Muchos directores y gerentes a menudo piensan en adquirir una solución de software que permita a sus empleados entregar más y mejores proyectos cada trimestre. Cuando miramos el mercado del software PPM no nos queda ninguna duda de la gran variedad de aplicaciones existentes, sobre todo aquellas que se distribuyen desde la nube. Si usted mismo es quien decide, se deberá responsabilizar de la elección y la compra  de una de las disponibles, con todas sus consecuencias. No se asuste, fíese de los mejores, por algo lo son.

    Hay ofertas que dicen que le facilitarán una herramienta para instalar y usar de inmediato y otras dirán que usted no necesita configurar nada para trabajar en sus proyectos corporativos, pero estos argumentos presentan muchas sospechas sobre la baja capacidad de estas soluciones para adaptarse a nuestra forma particular de gestionar proyectos o su flexibilidad cuando queramos escalar nuevos requerimientos y mejoras en nuestros procesos. Sin ninguna duda, todas las aplicaciones PPM que están a la altura de ayudar a una organización a medio o largo plazo permiten cierto grado de personalización para adaptarse a los procesos cambiantes en las empresas donde se despliegan. Y es aquí donde usted comienza a tomar decisiones: qué solución elegir, cómo implementarla, qué hago para que todo esto sea un éxito en la empresa.

    Una buena noticia es que el proyecto de implementación se puede concluir en pocas semanas y eso lo convierte en manejable. Después, debe hacer un buen despliegue de la solución PPM a todos los usuarios y este será bueno si cuenta con las políticas necesarias en la empresa para respaldarlo a largo plazo. Si quiere comenzar con buen pie, permítame recomendarle que se rodee de buenos profesionales para la implementación inicial, contrate o subcontrate a quienes realmente puedan ayudarle y guiarle para que la implementación y el despliegue salgan bien la primera vez y evite catástrofes costosas e innecesarias, además es una ventaja transferir el riego a un equipo externo experimentado. Lo menos recomendable es que lo haga usted mismo.

    Todos los cambios suelen ser más molestos al principio, o por lo menos lo son hasta que uno siente el beneficio de ese cambio y por eso es necesario saborear esas ventajas cuanto antes. Si hablamos de la adquisición del software de gerencia de proyectos, necesitamos comprobar cuanto antes cómo la funcionalidad nos hará la vida más fácil en el día a día de nuestros proyectos. Esto sólo es posible si podemos poner nuestra solución a trabajar en un plazo breve, si nos capacitamos adecuadamente y si no tenemos que perder tiempo con los aspectos técnicos de la aplicación o su plataforma.

    Si la empresa tiene una madurez avanzada en términos PPM y un presupuesto determinado para invertir en este proyecto, usted comenzará por una toma de requerimientos detallados y se comprometerá a un plan de proyecto y a un alcance delimitado y acordado con su consultor. El director del proyecto realizará una implementación “custom”, a la medida de la empresa, y será un proyecto clásico de más de tres o cuatro meses hasta que su equipo pueda iniciar su trabajo con el software. Cuatro meses es una media razonable para un proyecto estándar de implementación de Microsoft Project Online, que es el que se ajusta a la mayoría de empresas o equipos de proyecto, sin importar el tamaño de la empresa.

    En muchas ocasiones la empresa no quiere esperar cuatros meses o quiere gastar lo mínimo inicialmente o la madurez metodológica no es muy alta o el equipo de proyecto tiene una dimensión reducida o la empresa no está segura. Estas empresas necesitan una implementación “Fast-Track”, que es una metodología de implementación rápida de Project Online que incluye todo lo necesario para poner en producción a un equipo reducido, de entre 10 y 25 personas, con un nivel de personalización de la solución suficiente como para que puedan estar capacitados en muy pocas semanas, por un precio único y reducido.

    Implementación “Fast-Track” de Project Online

    Empresas privadas y públicas, departamentos, equipos de proyecto de tamaño reducido pueden superar las barreras financieras, de aprendizaje y de configuración, cuando adquieran o implementen Project Online con Project Hosts como proveedor. La implementación “Fast-Track” le ayudará a comenzar despacio y con control. Puede estar utilizando la solución PPM ya personalizada en tres o cuatro semanas, con su equipo clave ya capacitado en el software y sus proyectos subidos al sistema.

    La implementación “Fast-Track” es una implementación remota, rápida (en tres o cuatro semanas), con un alcance predefinido y lo mejor de todo, con un precio fijo y único de USD $15K. La forma más práctica y sencilla de asegurar que su entorno de Project Online responde al vocabulario y a la forma de trabajar en su empresa. El equipo de implementación configura todos los parámetros necesarios  y algunos opcionales, se incluyen horas de consultoría PPM y capacitación para que, desde el primer día, usted y su equipo trabajen en Project Online de forma familiar, dando los pasos correctos.

    Cuando la solución ya esté implementada, esta le permitirá ver el estado de todos sus proyectos mientras de manera coordinada se entregan resultados y se documentan los cambios por parte de todos sus empleados para generar valor en la empresa, aunque esto necesita tiempo y esfuerzo por parte de todos y un proyecto planeado de forma realista que le entregue resultados a corto plazo para poder seguir avanzando sin que nadie pierda la tracción y motivación iniciales. Es muy importante que antes de comenzar cuente con un buen patrocinador en la empresa, un presupuesto inicial y el respaldo financiero futuro para mantener sistema de gestión de proyectos una vez entre en producción. Contar con un servicio de soporte post-proyecto como el de Project Hosts es clave para mantener esos costos operativos bajos y controlados.

    El Valor de Project Online

    Microsoft Project Online es un servicio de software por suscripción de la familia Office 365 en la nube de Microsoft, que se utiliza para la dirección de proyectos y portafolios en organizaciones de todos los tamaños. Project Online le ofrece mucho valor a bajo costo. En su lanzamiento, Project Online heredó las funcionalidades de Project Server, que ya entonces era líder entre las aplicaciones de dirección de proyectos y portafolios, y que todavía hoy se distribuye on-premise o desde una nube dedicada (para los más exigentes). Project Online está respaldada por el líder de software Microsoft y por empresas experimentadas como Project Hosts que ofrece el servicio de implementación “Fast-Track”, todo un éxito en despliegues rápidos y funcionales.

    El Precio. En Project Online existen tres tarifas de suscripción diferenciadas por tipo de usuario, según las actividades que estos van a desarrollar en Project Online (PWA, Pro y Lite). Por ejemplo, no será lo mismo para un miembro del equipo de un proyecto que para el director de la PMO, o el CFO. De esta manera, Microsoft pone al alcance de millones de usuarios una herramienta corporativa que ahora, por muy bajo costo, puede utilizarla todo el mundo para sacarle más partido a sus proyectos.

    Aquí puede consultar los precios de la suscripción a Project Online.

    Si está interesado en conocer más sobre los Servicios Avanzados de Project Hosts para Microsoft Project Online, por favor contáctenos escribiendo a info@projecthosts.com.

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